Répondre à un appel d’offres public pour la première fois, c’est…un peu comme toutes les 1ères fois, on ne sait pas trop comment s’y prendre !
C’est pour cela que les équipes de Mémoryus vous aident à optimiser cette 1ère expérience.
2 dossiers à déposer
Pour soumissionner, c’est-à-dire répondre à un appel d’offres (A.O.), il faut constituer 2 dossiers :
- Un dossier de candidature, composé généralement d’un DC1 et d’un DC2, ainsi que d’autres pièces demandées par l’acheteur (voir la liste dans le règlement de consultation ou RC)
- Un dossier d’offre, composé d’un mémoire technique, de l’acte d’engagement complété et des éléments financiers (Bordereaux de prix, BPGF… sur ce point voir la liste dans le RC)
L’essentiel des pièces à déposer est constitué de formulaires à remplir. Ce n’est pas toujours facile mais on a un guide. Ce n’est pas toujours le cas pour le mémoire technique.
Rôle du mémoire technique
Le mémoire technique est un document essentiel dans la réponse à un A.O.
Il va permettre à l’acheteur public de mesurer vos capacités techniques, matérielles, humaines, financières… bref toutes vos capacités pour réaliser le marché.
C’est en détaillant avec soin l’ensemble des informations attendues par l’acheteur que vous le convaincrez de votre aptitude à répondre à ses attentes.
Il représente souvent de 40 à 60% de la note finale, il est donc important de bien le rédiger. Le R.C. détaille dans la plupart des cas les critères de notation du mémoire technique. C’est donc sur ces points que vous devrez insister, et vous montrer précis et inventifs, afin de persuader votre lecteur de votre légitimité.
Ce que le mémoire technique n’est pas
Ce n’est pas une plaquette de présentation de votre entreprise, si bien conçue soit-elle. Il ne s’agit pas ici de démontrer uniquement les qualités de votre entreprise : il s’agit de présenter en quoi votre entreprise est compétente pour réaliser CE marché, et comment vous allez vous y prendre.
Ce document, doit donc être adapté à chaque marché. Il est donc important d’y consacrer du soin.
Composition du mémoire technique
Figure libre
Concrètement, il n’y a pas de forme imposée. Il s’agira d’un document rédigé par vos soins, de 20 à 50 pages, pouvant atteindre plusieurs centaines de pages, selon l’activité et selon l’importance du marché. Il sera au carrefour entre le commercial et le technique, il faut à la fois séduire sur votre projet, et démontrer vos capacité à le réaliser.
Vous prendrez le soin d’en faire un document agréable a lire, illustré et bien présenté. Ainsi il donnera à l’écrit la bonne impression de votre entreprise que vous ne pourrez transmettre à l’oral.
Vous y joindrez les annexes pertinentes pour le dossier. C’est-à-dire les annexes qui sont nécessaire à l’acheteur pour éclairer son jugement ou compléter son information.
Figure imposée
Parfois, l’acheteur imposera un cadre de réponse. Ce cadre se limite à des questions spécifiques, auxquelles vous devrez répondre de la manière la plus précise possible. Ce n’est pas un exercice facile car vous ne pouvez pas aborder tous les sujets. Heureusement, les annexes ne sont pas limitées et vous pourrez compléter les informations en joignant un mémoire complet.
Bien comprendre le besoin
Pour cela, vous devez bien lire le dossier de consultation des entreprises (DCE) afin d’identifier concrètement ce que l’acheteur attend de vous.
Regardez bien :
- Quelles sont les spécificités du projet/dossier dans sa globalité
- Quelles sont les prestations techniques/travaux demandés : mentionnez leurs particularités dans votre document pour montrer que vous les avez repérées
- Quelles sont les exigences en matière de planning et veillez à y répondre précisément dans le mémoire
- Comment vous composerez l’équipe chargée de ce marché : mettez en avant ses compétences, son savoir-faire. N’oubliez pas de valoriser vos équipes support.
- Montrez que vous disposez de tout le matériel nécessaire à la réalisation du marché, y compris dans les bureaux.
- N’oubliez pas de parler des mesures en place dans votre entreprise pour la défense de l’environnement (gestion des déchets, choix des matériaux et des matériels, véhicules…).
Soigner la rédaction : nos « tips »
Les techniques du commerce par écrit ne sont pas toujours faciles, il est plus facile de convaincre à l’oral. C’est pourquoi nous partageons nos 10 règles d’or pour gagner un marché public :
- Facilitez la tâche de la personne qui analyse (et qui note) votre offre,
- Valorisez votre organisation et vos moyens au regard des critères de jugement,
- Évitez les variantes techniques et proposez des variantes financières,
- Démarquez-vous de la concurrence par une présentation générale du document soignée (apparence, clarté, et pertinence en réponse à ses besoins…),
- Mettez en avant vos points forts de manière claire et percutante,
- Choisissez des illustrations ultra adaptées et évitez « les photos format timbre poste »,
- Prenez des engagements forts en plus des exigences du DCE,
- Faites des phrases courtes,
- Conjuguez tout au présent,
Enfin, pas de blabla, ce n’est pas un concours de beauté alors évitez de parler de vous. Expliquez en quoi les points forts que vous avez choisis de mettre en avant dans votre mémoire technique, répondent parfaitement aux besoins de la collectivité.
Et si malgré tous ces conseils vous n’y arrivez pas, pas de panique, trouvez votre modèle sur le site de Mémoryus !