Le diable se cache dans les détails … et dans les annexes.

Beaucoup d’entreprises que nous rencontrons négligent la partie consacrée aux annexes dans leur mémoire technique. Or elles délivrent aux acheteurs publics des informations très importantes et complémentaires à celles qui sont développées dans le corps du mémoire.

En effet, les annexes contiennent toutes les pièces que vous devez fournir ou que vous estimez pertinentes pour une meilleure instruction de votre dossier. Cela peut être des éléments de preuves tels que des certificats, des documents administratifs divers, des illustrations, des fiches produits, des compléments d’information…En fait tous les éléments que vous pensez utiles de porter à la connaissance de l’acheteur public et qui ne peuvent rentrer dans le corps du mémoire technique.

Parfois, les acheteurs publics imposent  un cadre de réponse précis au mémoire technique, parfois encore, vous êtes limité en nombre de pages. Les annexes sont ainsi l’endroit du mémoire où vous pouvez glisser le maximum d’informations complémentaires . Il est important de savoir dans ces hypothèses que les pages d’annexes ne sont pas comptabilisées dans le mémoire technique.

Cependant, si nous vous encourageons à joindre des annexes, il faut le faire à bon escient, sans « noyer » le lecteur :

A faire :

* Ne mettez que des annexes qui apportent quelque chose à votre mémoire

* Organisez-les par thématiques ou nature de document. N’hésitez pas à utiliser des sous-titres pour les regrouper. Celles-ci apparaîtront ainsi dans votre sommaire ce qui facilitera leur prise en compte par votre lecteur.

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A ne pas faire :

* Fournir des annexes illisibles (ex : photos de très mauvaise qualité)

* Mettre des informations complétement inutiles (ex : CGV des fiches techniques de vos produits, matériaux)

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Les annexes sont (trop souvent) perçues comme un fourre-tout accessoire dans lequel l’acheteur peut venir chercher des informations dispersées. C’est vraiment dommage car elles font partie intégrante du dossier et peuvent être un vrai levier pour gagner des points à l’analyse de votre offre.

Soyez malin en produisant des annexes pertinentes et bien organisées!