Répondre à un appel d’offres public pour la première fois, c’est…un peu comme toutes les 1ères fois, on ne sait pas trop comment s’y prendre !
C’est pour cela que les équipes de Mémoryus vous aident à optimiser cette 1ère expérience.
Pour soumissionner, c’est-à-dire répondre à un appel d’offres (A.O.), il faut constituer 2 dossiers :
L’essentiel des pièces à déposer est constitué de formulaires à remplir. Ce n’est pas toujours facile mais on a un guide. Ce n’est pas toujours le cas pour le mémoire technique.
Le mémoire technique est un document essentiel dans la réponse à un A.O.
Il va permettre à l’acheteur public de mesurer vos capacités techniques, matérielles, humaines, financières… bref toutes vos capacités pour réaliser le marché.
C’est en détaillant avec soin l’ensemble des informations attendues par l’acheteur que vous le convaincrez de votre aptitude à répondre à ses attentes.
Il représente souvent de 40 à 60% de la note finale, il est donc important de bien le rédiger. Le R.C. détaille dans la plupart des cas les critères de notation du mémoire technique. C’est donc sur ces points que vous devrez insister, et vous montrer précis et inventifs, afin de persuader votre lecteur de votre légitimité.
Ce n’est pas une plaquette de présentation de votre entreprise, si bien conçue soit-elle. Il ne s’agit pas ici de démontrer uniquement les qualités de votre entreprise : il s’agit de présenter en quoi votre entreprise est compétente pour réaliser CE marché, et comment vous allez vous y prendre.
Ce document, doit donc être adapté à chaque marché. Il est donc important d’y consacrer du soin.
Concrètement, il n’y a pas de forme imposée. Il s’agira d’un document rédigé par vos soins, de 20 à 50 pages, pouvant atteindre plusieurs centaines de pages, selon l’activité et selon l’importance du marché. Il sera au carrefour entre le commercial et le technique, il faut à la fois séduire sur votre projet, et démontrer vos capacité à le réaliser.
Vous prendrez le soin d’en faire un document agréable a lire, illustré et bien présenté. Ainsi il donnera à l’écrit la bonne impression de votre entreprise que vous ne pourrez transmettre à l’oral.
Vous y joindrez les annexes pertinentes pour le dossier. C’est-à-dire les annexes qui sont nécessaire à l’acheteur pour éclairer son jugement ou compléter son information.
Parfois, l’acheteur imposera un cadre de réponse. Ce cadre se limite à des questions spécifiques, auxquelles vous devrez répondre de la manière la plus précise possible. Ce n’est pas un exercice facile car vous ne pouvez pas aborder tous les sujets. Heureusement, les annexes ne sont pas limitées et vous pourrez compléter les informations en joignant un mémoire complet.
Pour cela, vous devez bien lire le dossier de consultation des entreprises (DCE) afin d’identifier concrètement ce que l’acheteur attend de vous.
Regardez bien :
Les techniques du commerce par écrit ne sont pas toujours faciles, il est plus facile de convaincre à l’oral. C’est pourquoi nous partageons nos 10 règles d’or pour gagner un marché public :
Enfin, pas de blabla, ce n’est pas un concours de beauté alors évitez de parler de vous. Expliquez en quoi les points forts que vous avez choisis de mettre en avant dans votre mémoire technique, répondent parfaitement aux besoins de la collectivité.
Et si malgré tous ces conseils vous n’y arrivez pas, pas de panique, trouvez votre modèle sur le site de Mémoryus !
Beaucoup d’entreprises que nous rencontrons négligent la partie consacrée aux annexes dans leur mémoire technique. Or elles délivrent aux acheteurs publics des informations très importantes et complémentaires à celles qui sont développées dans le corps du mémoire.
En effet, les annexes contiennent toutes les pièces que vous devez fournir ou que vous estimez pertinentes pour une meilleure instruction de votre dossier. Cela peut être des éléments de preuves tels que des certificats, des documents administratifs divers, des illustrations, des fiches produits, des compléments d’information…En fait tous les éléments que vous pensez utiles de porter à la connaissance de l’acheteur public et qui ne peuvent rentrer dans le corps du mémoire technique.
Parfois, les acheteurs publics imposent un cadre de réponse précis au mémoire technique, parfois encore, vous êtes limité en nombre de pages. Les annexes sont ainsi l’endroit du mémoire où vous pouvez glisser le maximum d’informations complémentaires . Il est important de savoir dans ces hypothèses que les pages d’annexes ne sont pas comptabilisées dans le mémoire technique.
Cependant, si nous vous encourageons à joindre des annexes, il faut le faire à bon escient, sans « noyer » le lecteur :
A faire :
* Ne mettez que des annexes qui apportent quelque chose à votre mémoire
* Organisez-les par thématiques ou nature de document. N’hésitez pas à utiliser des sous-titres pour les regrouper. Celles-ci apparaîtront ainsi dans votre sommaire ce qui facilitera leur prise en compte par votre lecteur.
A ne pas faire :
* Fournir des annexes illisibles (ex : photos de très mauvaise qualité)
* Mettre des informations complétement inutiles (ex : CGV des fiches techniques de vos produits, matériaux)
Les annexes sont (trop souvent) perçues comme un fourre-tout accessoire dans lequel l’acheteur peut venir chercher des informations dispersées. C’est vraiment dommage car elles font partie intégrante du dossier et peuvent être un vrai levier pour gagner des points à l’analyse de votre offre.
Soyez malin en produisant des annexes pertinentes et bien organisées!
Répondre à un marché prend un temps précieux, implique parfois des coûts d’études… mais il peut vous rapporter gros.
Le tout est de sélectionner soigneusement le dossier qui est proportionné à votre entreprise, ici et maintenant. Votre 1er dossier doit être un dossier « facile » pour vous.
Quel que soit votre secteur d’activité (bâtiment, services, fournitures…), voici les principales questions à se poser avant de faire votre choix :
Réponse : il n’y a pas formellement de durée existence minimum exigée.
Décryptage Victoryus : Si mon entreprise est très jeune alors l’acheteur public peut être inquiet sur la solidité de votre entreprise. Il peut craindre que vous ne puissiez mener le marché à son terme lui créant de gros ennuis. Vous devez donc argumenter pour démontrer votre expertise technique mais aussi organisationnelle et votre bonne santé économique.
Un exemple concret : Jules, a créé il y a moins d’un an son entreprise de rénovation intérieure. Il a une belle expérience dans le domaine depuis l’âge de 17 ans, et était parfaitement autonome dans son emploi précédent, ayant dû remplacer le gérant en maladie pendant plus de 6 mois.
Rien n’empêche Jules de se porter candidat pour sa jeune entreprise. Il suffit de justifier de ses compétences dans son mémoire technique, en présentant de façon très détaillée ses précédentes expériences. Il développe un chapitre sur son organisation solide et sa santé financière (CA, liste de clients, soutien de financeurs, …)
Pour maximiser ses chances de succès, Jules choisit un marché de taille modeste en lien avec la jeunesse de l’entreprise ainsi l’acheteur public limite la prise de risque…ce qui augmente vos chances de succès.
Réponse : non, cela n’est pas indispensable au moment de la candidature.
Décryptage Victoryus : à nouveau, vous devez rassurer l’acheteur public car il peut etre inquiet sur la capacité de votre entreprise à réaliser le marché. Vous devez donc argumenter que vous avez déjà une structure existante, que vous disposez déjà de moyens et expliquer comment vous allez faire face à ce surcroit d’activité.
Là encore tout est question de mesure : si votre entreprise de travaux est dotée d’un matériel courant, technique et administratif, il est recommandé de préciser, par exemple, qu’en cas d’attribution du marché vous ferez l’investissement – ou la location- de matériel supplémentaire pour réaliser la prestation. Dans ce cas, décrivez précisément le matériel envisagé, et précisez le cas échéant son mode de financement. Nous vous conseillons même de présenter une copie du devis reçu de votre fournisseur cela renforce la puissance de vos engagements et votre crédibilité.
Même remarque pour le personnel : votre équipe est dimensionnée à votre activité actuelle. Il est conseillé de préciser que vous recruterez une ou plusieurs personnes pour la réalisation du marché. S’il s’agit d’un technicien, ou d’une personne disposant d’un savoir-faire important (par exemple, un développeur informatique pour un marché numérique) présentez dès maintenant la personne. Si votre recrutement porte sur des compétences moins « sensibles » pour l’acheteur, indiquez simplement combien de personnes vous recruterez.
Ces précisions permettent à l’acheteur public de se projeter dans votre proposition et de se sentir en confiance.
Gérer c’est prévoir : avant d’être payé, combien vais-je devoir débourser pour réaliser le marché ?
Décryptage Victoryus : sollicitez votre expert-comptable pour tout marché qui va dépasser 20% de votre CA actuel. Si vous avez eu l’intelligence de prendre un prestataire ayant des compétences de contrôle de gestion alors sollicitez-le à chaque marché. Ainsi vous solidifiez votre entreprise tout en améliorant la performance de votre chiffrage.
Selon votre activité, vous pouvez être amené en cas d’attribution du marché à engager des dépenses avant de démarrer les prestations. Dans certains cas les acomptes éventuellement versés par votre client public ne sont pas suffisants…
Bref, il est important de réaliser un plan de trésorerie de votre marché, afin de vérifier vos besoins financiers. Il est toujours préférable de se préparer, et d’anticiper un financement qui sera facilement obtenu car les acheteurs publics sont considérés comme des clients sérieux et solvables.
Réponse : C’est toujours mieux de jouer à domicile. Au moins pour le début…
Décryptage Victoryus : dans un marché il y a toujours quelques difficultés à résoudre. L’acheteur public est sensible à la réactivité à ce sujet et apprécie son confort et sa sécurité. Il prendra donc comme un élément positif la distance réduite qui vous sépare.
Pour répondre à cette question, demandez-vous combien vous coûte la réalisation du marché, en comptant non seulement la prestation elle-même, mais aussi les déplacements, la gestion du dossier… La réalité économique est souvent une bonne conseillère.
En règle générale, -et sauf si vous proposez des produits ou services très innovants- il est toujours préférable de tenter ses premiers marchés près de chez soi : l’acheteur a peut-être entendu parler de votre entreprise, et vous vous sentirez davantage en confiance.
Réponse : oui !
Décrypatge Victoryus : le principe de base est la liberté de soumissionner. Donc, vous pouvez répondre à tous types de marchés : de l’Elysée à la petite municipalité..
Indépendamment des collectivités territoriales, de l’Etat et de toutes les structures publiques, de nombreuses entreprises sont soumises aux règles des marchés publics car elles utilisent des fonds publics.
A vous de voir si vous préférez gagner un appel d’offres pour une structure prestigieuse afin de vous faire de belles références, ou tout simplement d’assurer la croissance de votre activité auprès d’un client solvable.
L’important est de sélectionner soigneusement son 1er dossier. En effet, les marchés publics c’est comme le vélo, ça s’apprend. Et pour continuer la métaphore, l’apprentissage du vélo se fait sur terrain plat, les terrains accidentés, c’est pour après.
Votre 1er dossier est donc un dossier facile, où vous pouvez répondre parfaitement à toutes les attentes de l’acheteur.
Votre réponse technique, le mémoire technique contenant votre réponse doit être pragmatique et rassurant. Vous devez en effet convaincre l’acheteur public que vous disposez de toutes les capacités pour gagner le marché, et que vous êtes digne de confiance. Pour vous faciliter le travail et faire briller votre entreprise, les équipes Memoryus et les mémoires types sont fait pour vous !
Retrouvez nos modèles de mémoires techniques ici.